(Raúl Gorrín) Dentro de las
organizaciones es preciso activar algunas prácticas saludables que apunten a la
reducción de riesgos psicosociales en el personal al servicio de la empresa.
Una de estas prácticas es el uso del correo electrónico, sobre el cual hay que
volcar la atención y afinar bien la mirada.
Si bien el
correo electrónico ha sido un gran aporte que ha redundado en la dinamización
de muchas diligencias y ha permitido que la comunicación fluya en las
organizaciones de manera más expedita, también en muchas ocasiones ha sido una
herramienta que se ha salido del control de la organización.
El e-mail,
como también se le conoce, en ocasiones se ha puesto en contra de los intereses
de las empresas o emprendimientos, condicionando enormemente la productividad
del recurso humano, ha venido a degradar el ambiente de trabajo. Los empleados
se dejan arrastrar por supuesta urgencia de los mensajes y se ha dejado de
trabajar proactivamente con el correo electrónico. (Raúl Gorrín)
El
procesamiento y lectura de los correos electrónicos consume un buen porcentaje
de la jornada laboral. Solamente es cuestión de contar el número de mensajes
enviados y recibidos a diario y multiplicar esto para establecer el tiempo
mensual y anual que se usa en este asunto. Hay quienes han llegado a asegurar
que tal acción en un año puede significar el equivalente a 75 días laborales
completos.
Además,
los estudios han determinado que 70 por ciento de los profesionales desconoce
todas las utilidades que su correo le ofrece, por lo que desaprovecha muchas de
las funciones y, por tanto, no lo utilizan de manera productiva. Igualmente se
ha llegado al extremo de sustituir las llamadas telefónicas con correos
electrónicos, con lo que la solución de un evento menor se complica o se retarda
sobremanera cuando con una simple conversación telefónica su hubiera podido
resolver. Ni hablar de las gestiones cara a cara, que se han visto disminuidas.
Igualmente
se han burocratizado muchos procedimientos que podían resolverse simplemente y
el uso de esta herramienta solo ha venido a complicarlos mediante la exigencia
de requisitos innecesarios, o involucrando a terceros cuando se les incluye a
través de una copia enviada en una diligencia en la que poco o nada tenían que
aportar.
Puede parecer
a simple vista poca cosa, pero no lo es.
¿Regulariza
su organización el uso del correo electrónico? ¿Hay pautas para su uso o se
deja a la “buena de Dios” el asunto?
Póngase al
pendiente, pues el retraso en muchas de sus gestiones podría tener en el uso
del correo electrónico la razón del mismo.
La
construcción de organizaciones saludables pasa por la revisión de todos los
factores, por muy insignificantes que a simple vista parezcan.
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