Por Raúl Gorrín. La eficiencia en el uso de las horas laborales del día puede ayudar a medir el éxito empresarial.
La productividad, entendida como la relación que existe entre los recursos que su empresa invierte en su operación y los beneficios que obtiene de la misma, es un indicador fundamental al momento de analizar el estado de su compañía y la calidad de su gestión administrativa. El uso del tiempo es fundamental para el logro de la eficiencia.
Los empresarios exitosos siguen estrategias para maximizar sus hábitos de trabajo, la productividad y la gestión del tiempo.
Aquí están algunas estrategias para la eficiencia y la eficacia:
1. Hágalo, no espere hasta mañana. Si usted es uno de los que esperan hasta el último momento para ejecutar las tareas que sólo le toma un minuto entonces está dejando de ser productivo. Todos hemos experimentado esta ley en acción luchando por un mes para terminar un proyecto, y de pronto, mágicamente, lo hacemos en la última semana.
Para evitar los retrasos en las entregas, las presiones y el estrés es importante la fijación de plazos más cortos para una tarea. Encontrar el punto óptimo para el ajetreo productivo y el trabajo apresurado puede ser una receta para mejorar la productividad y la eficiencia.
2. Encontrar su flujo. Esto significa lograr el momento en que logras mayor concentración y eres capaz de evitar cualquier distracción Es un estado ideal que suelen aprovechar los empresarios, escritores y músicos para producir.
Una investigación realizada por Mihaly Csikzentmihalyi se centra en los estados de flujo que optimizan nuestro rendimiento.
La idea es tratar de encontrar el equilibrio entre el reto y la destreza. Si la tarea es demasiado difícil y va más allá de nuestra habilidad es muy probable que entremos en un estado de ansiedad y frustración. Hay que evitar a toda costa ese aspecto y aprovechar el momento para reforzar nuestra eficiencia y conseguir el objetivo.
3. Una tarea a la vez: Hay muchos estudios que se han dedicado a investigar la eficiencia y las multitareas. La productividad disminuye cuando se hacen varias cosas a la vez. No obstante, es muy dificil decirle a un empresario que no realice varias tareas al mismo tiempo.
El problema es terminar con demasiados proyectos abiertos, y abarcar demasiado sin lograr hacer nada. Hay que concentrarse en hacer y concluir una tarea, y luego empezar la otra.
4. La Regla de los Dos Minutos
De David Allen de hacer las cosas, explica que las personas más productivas sacan provecho de las pequeñas ventanas de tiempo que se abre durante el día. Tener un inventario de tareas de dos minutos en la mano cada vez que aparecen espacios aumentará la productividad; la limpieza de la bandeja de entrada, comprobar el correo de voz, aprobar una solicitud, construye los músculos de la eficiencia y se hace la base para las tareas más grandes.
Una de las principales causas de la dilación radica en pensar demasiado el paso siguiente, Allen dice que se necesita menos tiempo para realizar la acción que el tiempo dedicado a pensar en ello.
5. Trabajar con los ritmos circadianos
Las células nerviosas en el cerebro controlan nuestros ritmos circadianos, lo que influye en los ciclos de sueño-vigilia, la liberación de hormonas, las emociones y los niveles de energía. La operación constante fuera de los ritmos circadianos crea fatiga.
La eficiencia radica en la sincronización del trabajo específico con estas horas pico de ritmos biológicos. El Dr. Steve Kay dice que el trabajo analítico es mejor dentro de un par de horas de vigilia - la subida de la mañana de la temperatura corporal aumenta el flujo de sangre al cerebro.
El sistema de alerta se desploma después del almuerzo y la energía cae sustancialmente pero esta hora es mejor para incrementar la creatividad.
El ejercicio aumenta la eficiencia. El Dr. Gerard Kennedy señala que la mayoría de los récords Olímpicos se rompen en la tarde. La fuerza muscular, la capacidad pulmonar, la coordinación ojo-mano y la flexibilidad de las articulaciones tienen sus ritmos picos entre 4 p.m. y las 6 p.m.
Tres puntos óptimos para maximizar sus esfuerzos: el pico de la mañana analítica, un pico creativo después del almuerzo, y un pico físico por la tarde.
6. Ingeniería inversa
Lo más comúnmente aplicado a la maquinaria industrial y software, es la llamada ingeniería inversa, la cual se puede aplicar a diferentes campos, productos y estrategias.
Es el desmontaje y el análisis de los componentes que forman el conjunto. La eficiencia viene no sólo de ver cómo se relacionan las partes, sino de la capacidad de trabajar en aspectos fuera de orden.
7. La fuerza de voluntad
La fuerza de voluntad o autocontrol ofrece dos facetas evidentes: la requerida para resistir las tentaciones; detenernos ante impulsos inconvenientes y a la que apelamos cuando deseamos mobilizarnos para hacer algo difícil o que resistimos hacer. La profesora Kelly McGonigal plantea que además de estas cualidades o poderes, la fuerza de voluntad incluye la capacidad para recordar lo que realmente queremos. La fuerza de voluntad consistiría así en nuestra habilidad para aprovechar los tres poderes que nos permiten: hacer algo, no hacerlo o querer hacerlo.
La fuerza de voluntad es como un músculo que se puede entrenar con el ejercicio constante de pequeños actos de autocontrol y se puede agotar también con el exceso de uso. Toda esta dinámica tiene correspondiente fundamento físico cerebral, pudiéndose detectar una mayor o menor actividad en el centro ejecutivo del cerebro (lóbulo pre-frontal).. Resistir, reemplazar y recordar.
8. Poses de energía
Sería absurdo pensar simplemente que cambiando su postura se afecta la productividad . Cuando se tiene una pose de alta potencia provoca un aumento de la testosterona (la confianza, la asertividad, la energía) y una disminución en el cortisol (estrés, ansiedad, nerviosismo). Las persona con mayor nivel de testosterona son más productivas que las que no la tienen activada.
Hay otras estrategias que permiten mejorar nuestra productividad, en las próximas entradas trataremos otros aspectos que nos permiten ser más eficaces en el día a día y superar las metas de nuestra empresa.
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