Por Raúl Gorrín. Una de las quejas más frecuentes de los empresarios es que no tienen tiempo durante todo el día para concretar sus tareas, por los que los expertos recomiendan que para lograr mayor productividad es preferible que encuentren el horario que más les convenga.
De hecho, estudios realizados en la Universidad de Harvard señalan que una de las cosas que debe hacer un empresario es establecer su propio horario. Esto significa que usted pueda hacer un horario que se adapte a su personalidad y si usted es más productivo a las 3 p.m. entonces debe crear una programación alrededor de las horas que usted crea es más productivo.
En otras palabras, usted debería hacer la mayor cantidad de trabajo durante las horas en las que usted es más productivo. Una vez que se sepa cuales son las horas de mayor productividad debe asegurarse que va a mantener un horario estricto en ese tiempo.
Mantener al mínimo las distracciones
Es muy fácil distraerse, sobre todo cuando se está revisando su teléfono cada cinco minutos para ver los mensajes de texto, correos electrónicos y notificaciones de las redes sociales. Entonces, Debe conseguir la manera de evitar esas distracciones que consumen mucho de su tiempo productivo a lo largo del día.
Cuando se trata de e-mails, trate de revisarlos mientras está en movimiento. En lugar de simplemente estar sin hacer nada mientras espera su café de la mañana, por ejemplo, usted podría responder algunos mensajes. También puede poner el teléfono en modo silencio o fuera de línea mientras trabaja de modo que no se distraiga con las redes sociales o Skype.
Si no puede comprometerse a estas tácticas todos los días, entonces es posible que sólo desee planificar hacerlo ciertos días a la semana. Para concentrarse es muy aconsejable apagar todos los dispositivos y conexiones como si estuviera en un avión. Usted se sorprenderá que su productividad sube cuando su teléfono, su tableta, o su computadora no están constantemente copando su atención.
Los expertos señalan además que es beneficioso dormir con el teléfono en otra habitación, para que no se distraiga mientras duerme.
Otro factor es definir las Tareas Más Importantes. Es un activo atemporal que lo que necesita saber. Es bastante fácil de implementar. Todo lo que tiene que hacer es asegurarse de dedicar varios minutos cada mañana, o incluso la noche anterior, para identificar las tres a cinco cosas más importantes que tiene que hacer. Incluso si no pone en agenda ninguna otra cosa, al menos puede poner su mente en la facilidad de saber que todavía puede un día productivo.
Siempre tienen algo para tomar notas
Muchas veces tenemos ideas brillantes y si no la anotamos se nos escapa. Para grabar todo lo que viene a la mente es necesario asegurarse de tomar notas de todos sus pensamientos, asegúrese de que usted siempre tenga un lápiz y papel, fichas, o un teléfono celular fácilmente disponibles para que pueda anotar recordatorios, números o momentos de inspiración . Personalmente, me gusta usar Notas en mi iPhone.
Seguimiento 'La Regla de los Dos Minutos'
Hay un consultor llamado David Allen quien desarrolló una regla: "Si determina que una acción puede realizarse en dos minutos, en realidad, debería hacerla en ese mismo momento, ya que va a tomar más tiempo organizarla y revisarla que en hacerla ".
Si usted tiene un par de minutos entre reuniones o una conferencia telefónica, es posible que desee tomar ese tiempo para organizar los archivos, revisar sus correos electrónicos, o tomar una taza de café.
Renunciar a la multitarea
La mayor parte de los empresarios están corriendo tratando de hacer 10 cosas a la vez. Eso viene con el trabajo. Aquí está la cosa, sin embargo: No funciona. El cerebro humano sólo puede almacenar entre cinco y nueve cosas a la vez. Eso indica que si no realiza múltiples tareas, podrás retener más información, trabajar más rápido y ahorrar tiempo y dinero. Centrarse en el cumplimiento de una tarea a la vez, en lugar de no completar una docena de otras tareas.
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